Blog: Aanbesteding of overbesteding?

10 april, 2017

Eric Oosterkamp

Het voorjaar dient zich aan, de dagen worden langer en dat maakt het werk een stuk plezieriger. Zowel ‘s ochtends als ’s avonds je auto instappen terwijl het lekker buiten al of nog lekker licht is.

Met de start van dit nieuwe seizoen hebben diverse opdrachtgevers de afgelopen weken hun Maintenance werkzaamheden opnieuw op de markt gebracht door middel van een openbare Europese aanbesteding. Vaak zijn er tijdens het proces aanwijsdagen. Op die momenten maak je ook kennis met de concullega’s die zich ook gaan inschrijven op de uitvraag.

Opvallend is dat er vaak méér dan 12 bedrijven interesse tonen in de aanbesteding. Dat is nu eigenlijk heel jammer. Want met zoveel partijen worden er veel kennis en kosten verspild. Ik schat namelijk dat de kosten per aanbesteding per deelnemende partij minimaal € 5.000,- zijn. Aangezien er vaak maar één partij het contract gegund krijgt, leidt dit tot veel onnodig gemaakte uren en kosten die we hoe dan ook met elkaar betalen. Bovendien haken er regelmatig gerenommeerde partijen af omdat ze niet zeker zijn of ze in een aanbesteding met zoveel deelnemende partijen wel volledig tot hun recht komen.

Waarom geen voorselectie?

De wet verplicht (semi)-overheidsinstellingen dat ze aan de hand van drempelbedragen een openbare aanbesteding toepassen ofwel een aanbesteding waarbij eerst een voorselectie vooraf gaat aan de feitelijke aanbesteding. Kiest hij voor een voorselectie dan moeten er wat mij betreft maximaal vijf serieuze gegadigden overblijven. De opdrachtgever, de uitvrager, moet dus hiervoor gerichter de kennis uitvragen aan de markt. Alleen die bedrijven die bij deze specifieke Maintenance-aanvraag passen kunnen zich dan selecteren. Opdrachtgevers weten vaak haarfijn wat er in de markt speelt; het heeft geen zin de hele wereld aan een aanbieding te laten meedoen! Selecteer dus alleen de best passende partijen laat alleen deze aanbieders de aanbesteding serieus uitwerken.

ONDER-grens aangeven

Daarbij zijn opdrachtgevers erbij gebaat om niet alleen op prijs maar ook op kwaliteit te kiezen! Ik denk hierbij aan een verhouding kwaliteit/prijs van 50/50. Het zou helpen indien de uitvrager een reële ondergrens qua prijs aangeeft. Ja, u leest het goed, een ONDER-grens. Daarmee geeft de uitvrager een goed signaal af dat zelfs de goedkoopste prijs nooit belangrijker is dan kwaliteit. Een (te) lage aanneemsom leidt immers altijd tot problemen en discussie! Geef ook de maximale punten aan een partij die écht positief verrast en minimale punten aan een partij die alleen de gewenste antwoorden geeft. Op deze manier krijgen de opdrachtgevers die opdrachtnemers die bij ze passen en zullen aanbieders alleen energie en kosten steken in uitvragen die dit ook waard zijn!

Ben je het me eens, of niet? Laat het me weten, ik sta altijd open voor je feedback.

Eric Oosterkamp
Manager Sales Maincontracting