Indienen inkoopfacturen

Croonwolter&dros hecht er veel waarde aan om de facturen van haar leveranciers binnen de afgesproken termijn te betalen. Om dit te bewerkstelligen is het van belang dat facturen op de juiste wijze worden ingediend. Na ontvangst probeert Croonwolter&dros de doorlooptijd van het verwerken van uw inkoopfacturen zo kort mogelijk te houden.

Ambitie op overstap naar e-facturatie

Croonwolter&dros werkt continue aan de optimalisatie van het verwerkings- en goedkeuringsproces van onze inkoopfacturen. Wij streven ernaar om deze processen op korte termijn volledig elektronisch uit te voeren. Dit noemen wij binnen Croonwolter&dros ‘e-facturatie’.

E-facturatie heeft veel voordelen, zowel voor u als ons:

  • Efficiëntere aanlevering, grotere kans op tijdige betaling;
  • Verbeter de klant-leverancier relatie;
  • Duurzaam voor het milieu.

Om succesvol de stap te maken naar elektronische verwerking moeten de leverancier en Croonwolter&dros afspraken met elkaar maken over bijvoorbeeld de opbouw van de xml-factuur, maar ook over welke factuurvereisten van toepassing zijn. Als u (nog) niet in staat bent om uw inkoopfacturen via een xml-format in te dienen, dan stellen wij u in de gelegenheid uw format in een voor Croonwolter&dros leesbaar xml-format te laten omzetten.

Als u hier nadere informatie over wilt hebben, neem dan onder vermelding van “E-facturatie” contact op met inkoop@croonwolterendros.nl

Of bekijk de pagina: https://network.icreativep2p.com/croonwolterendros-nl/

De eisen die Croonwolter&dros stelt aan inkoopfacturen staan hieronder beschreven.

Adressering

1. Tenaamstelling factuur moet zijn op Croonwolter&dros B.V., of anders één van de geldige handelsnamen van Croonwolter&dros B.V.

  • Croonwolter&dros B.V.
  • TBI Direct
  • EnergyPair
  • Croonwolter&dros Tracing
  • Croonwolter&dros GBBS
  • Croonwolter&dros Maintenance
  • Croonwolter&dros International Projects
  • Croonwolter&dros Survey and Inspection
  • Croon Elektrotechniek
  • Ingenieursbureau Wolter & Dros
  • Cyber Security for Control Systems

Betreft het een VOF? Gebruik voor het indienen van de facturen aan de relevante VOF / Combinatie de juiste (juridische) naam en de juiste adressering. Zie hier.

2. Adressering: Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam

Adressering naar het postbus is niet geldig en mag ook niet (langer) op de facturen worden opgenomen. Verzending naar en/of vermelding van overige geregistreerde vestigingsadressen zijn weliswaar toegestaan, maar wij raden u het gebruik van deze adressen af.

Betreft het een VOF? Gebruik voor het indienen van de facturen aan de relevante VOF / Combinatie de juiste (juridische) naam en de juiste adressering. Zie hier.

3. Vermelding van leveringsadres van goederen

Bij levering van goederen moet het leveringsadres vermeld staan op de factuur.

Leveranciersinformatie

4. (Juridische) bedrijfsnaam en vestigingsadres

Uw factuur vermeldt de volledige vestigingsgegevens: juridische naam of geregistreerde handelsnaam, adres waar u gevestigd bent, postcode, plaats.

5. Vermelding van de bij de facturerende partij behorende bedrijfsgegevens

Op de factuur staat uw Kamer van Koophandel- of Handelsregisternummer, en uw BTW-identificatienummer.

Indien u meerdere entiteiten heeft, geeft u het specifieke BTW-identificatienummer van de onderneming. U kunt niet uw overkoepelende fiscale BTW-identificatienummer gebruiken op de factuur.

6. Uw bankrekeningnummer en G-rekeningnummer (indien van toepassing in IBAN-formaat); ook bij creditnota

Op de factuur staat uw bankrekeningnummer volledig in IBAN. Indien van toepassing staat uw G-rekening op de factuur. Dit geldt ook bij een creditnota.

Factuurinformatie

7. Factuurnummering: uniek en opeenvolgend

Op de factuur staat een uniek en opeenvolgend factuurnummer.

8. Factuurdatum: is datum van verzending volledige factuur

Op de factuur staat de datum wanneer de volledige factuur is verzonden, factuurdatum.

9. Datum van levering

Uw factuur geeft aan wanneer de materialen en/of diensten geleverd of uitgevoerd zijn.

10. Bij onder aanneming en inleen van medewerkers is toevoeging van afgetekende urenstaat verplicht

Bij onderaanneming en inleen van medewerkers is toevoeging van afgetekende urenstaat verplicht.

11. Een duidelijke beschrijving van de hoeveelheid en soort van de geleverde goederen, of de omvang en de soort van de verrichte diensten, inclusief projectnaam, -nummer, en -locatie)

Op de factuur staat een duidelijke en begrijpelijke beschrijving van de hoeveelheid en soort van de geleverde materialen/goederen. Bij een dienst staat een duidelijke en begrijpelijke beschrijving van de omvang en soort verrichte diensten.

Naast een duidelijke beschrijving, ook het projectnaam, -nummer, en -locatie. Een verwijzing naar een offerte voldoet niet.

12. Bij formele bestelopdracht (‘inkooporder’): vermelding van ons unieke inkooporder- of haalordernummer

Bij een formele bestelopdracht ontvangt u een uniek inkoopordernummer, welke start met 23xxxxxx. Bij haalorders ontvangt u een uniek haalbonnummer, dat 7-cijferig is en start met 86xxxxx.

Het is niet mogelijk om aan identieke inkooporder- of haalordernummers te refereren bij verschillende bedrijven/VOFs. Elk bedrijf heeft een uniek en eigen nummerrange.

Met uitzondering van Croonwolter&dros B.V. en Croonwolter&dros GBBS.

Indien de vermelding van het inkooporder-, haalordernummer of het Kostenplaats niet op de factuur staat, wordt de factuur niet ingenomen.

13. Bij ontbreken van een formele bestelopdracht: vermelding van kostenplaats en naam opdrachtverstrekker

Orderfacturen die alleen een projectnummer, werkorder of referentie vermelden, worden geretourneerd.

Bij het ontbreken van een formele bestelopdracht met een inkooporder- of haalordernummer, moet het kostenplaatsnummer en naam van de opdrachtverstrekker vermeld worden op de factuur. Het is nuttig te verwijzen naar projectnummers en contactpersonen.

Indien de vermelding van het inkoopordernummer of het Kostenplaats niet op de factuur staat, wordt de factuur niet ingenomen.

14. Als betalingstermijn geldt de op de inkooporder aangegeven conditie, meestal 60 dagen

De betalingstermijn op uw factuur dient overeen te komen met de betalingstermijn op de inkooporder. Conform onze algemene inkoopvoorwaarden is de betalingstermijn op onze inkooporder leidend.

15. De factuur dient rekenkundig juist te zijn, zowel inclusief BTW als exclusief BTW

Op de factuur staat het factuurbedrag uitgesplitst in netto hoofdsom + BTW = bruto factuurbedrag.

16. De factuur noemt de eenheidsprijs, de BTW-grondslag voor elk toegepast tarief of vrijstelling, het BTW-tarief en het berekende BTW-bedrag

Op de factuur staan het BTW-tarief dat in rekening wordt gebracht, het BTW-bedrag en BTW-grondslag(en) uitgesplitst.

17. Wanneer u de BTW-verleggingsregeling moet toepassen, dan zijn de volgende (aanvullende) vermeldingen verplicht:

  • Ons BTW-identificatienummer (voor Croonwolter&dros B.V. is dit: NL855919309B01”)
  • De tekst ‘BTW verlegd’

Betreft het een VOF? Gebruik voor het indienen van de facturen aan de relevante VOF / Combinatie de juiste (juridische) naam en de juiste adressering. Zie hier.

18. Wanneer u voor ons werkt als onderaannemer of wanneer u personeel aan ons uitleent: vermelding van uw G-rekeningnummer, alsmede het loonbestandsdeel. Wij maken 40% van de loonsom over naar uw G-rekening.

Op de factuur staat uw G-rekeningnummer, alsmede het loonbestandsdeel. Bij onderaanneming maken wij 40% van de loonsom over naar uw G-rekening.

Bij inleen maken wij een percentage van het bruto factuurbedrag over naar uw G-rekening. Het percentage is afhankelijk van de specifieke situatie.

Overige informatie

19. Geen proforma facturen

Via de e-facturatie is het niet mogelijk om proforma facturen te versturen.

20. Meer- en minderwerk dient op een aparte factuur te staan. Meerwerk mag alleen gefactureerd worden op basis van een nieuw verstrekte inkoopordernummer

Op een factuur staat één inkooporder. Bij meer- en minderwerk dient u een aparte factuur te versturen. Meerwerk mag alleen gefactureerd worden op basis van een nieuw verstrekte inkoopordernummer.

21. Croonwolter&dros accepteert in basis geen additionele kosten (vrachtkosten / toeslagen) tenzij anders overeengekomen

Additionele kosten zoals vrachtkosten en toeslagen, worden alleen geaccepteerd wanneer dit vooraf is overeengekomen.

22. Facturen dienen binnen zes maanden na oplevering ingediend te zijn

Facturen die binnen komen na zes maanden na oplevering worden niet verwerkt.

23. Het e-mail adres van de afzender mag geen ‘noreply’ zijn

De digitale facturen moeten verstuurd worden vanuit een emailadres waar naar toe gemaild kan worden. Dit in verband met eventuele vragen over de factuur.

Een ‘noreply’ emailadres voldoet niet.

24. Vermeld bij voorkeur een contactpersoon op de factuur

Vermeld bij voorkeur de contactpersoon van ons op de factuur.

25. Tekst van de begeleidende e-mail wordt niet gelezen of verwerkt

De facturen worden automatisch uitgelezen, hierbij worden begeleidende teksten niet gelezen of verwerkt. Wilt u contact opnemen met ons, stuur een email onder vermelding van “Facturatie” naar: inkoop@croonwolterendros.nl.

Aanvullende informatie verstrekking

26. Aanmaningen en herinneringen dienen gestuurd te worden naar crediteurenadministratie@croonwolterendros.nl

Aanmaningen en herinneringen dienen gestuurd te worden naar een ander emailadres, welke door de crediteuren administratie gelezen word: crediteurenadministratie@croonwolterendros.nl.

In geval van GBBS of een VOF moeten de voor deze entiteit relevante gegevens, zoals juridische naam, adressering, en BTW-id, op de inkoopfactuur vermeld worden (zie onderstaande tabel). ​

Versie november 2019

Handelsnamen Adressering KVK-nummer BTW-id
Combinatie BAM-TBI V.O.F. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 51488671 NL850047766B01
Maincontracting CWJP V.O.F. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 55184324 NL851598973B01
Westerscheldetunnel Maintenance V.O.F. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 56932995 NL852367910B01
SHERPA-VOF Ijsselmeergebied Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 58487336 NL853060824B01
New Main B.V. De Bruyn Kopsstraat 12, 2288 ED Rijswijk 58411453 NL853028655B01
DVD Inspectie en Onderhoud V.O.F. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64159930 NL855548575B01
Croonwolter&dros B.V. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
TBI Direct Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
EnergyPair Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croonwolter&dros Tracing Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croonwolter&dros GBBS Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croonwolter&dros Maintenance Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croonwolter&dros International Projects Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croonwolter&dros Survey and Inspection Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Croon Elektrotechniek Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Ingenieursbureau Wolter & Dros Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
Cyber Security for Control Systems Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 64954153 NL855919309B01
SHERPA-VOF Stormvloedkeringen Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 69196656 NL857778031B01
SHERPA-VOF WNZ Vast Onderhoud Beweegbare Objecten Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 69196591 NL857778006B01
Combinatie Croon/Bakker Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 24439136 NL819662720B01
Cure Alliantie ADP V.O.F. Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 70018154 NL858105603B01
Triple-B GOBS Marten Meesweg 25, 3068 AV Rotterdam 71915052 NL858901560B01
Combinatie Mobilis-Croonwolter&dros Waterprojecten Limburg V.O.F. Limburglaan 38, 5652 AA Eindhoven 72192275 NL859023515B01
CMC Waterprojecten Limburg Limburglaan 38, 5652 AA Eindhoven 72192275 NL859023515B01