Voorbeeldige relatie opdrachtgever-opdrachtnemer bij instandhouding Maastunnel
Van zomer 2017 tot zomer 2020 voerde bouwcombinatie CAM (Combinatie Aanpak Maastunnel, bestaande uit Croonwolter&dros, Mobilis en Nico de Bont) een grootschalige renovatie uit van de Maastunnel. Omdat de verschillende tunneldelen gefaseerd werden opgeleverd, gingen in deze periode ook al diverse instandhoudingsactiviteiten van start. CAM had namelijk ook een contract voor de instandhouding van de tunnel tot eind 2022, waarbij het leeuwendeel van het werk tot de expertise van Croonwolter&dros behoort. Dit gebeurde in een bijzondere manier van samenwerken.
Het bijzondere is dat gemeente Rotterdam, als opdrachtgever, in de contracten eisen ten aanzien van de samenwerking had opgenomen. Het zogeheten KIS-model, te weten Kwaliteit, Integriteit en Samenwerking. Zo leidde dit ertoe dat de medewerkers van beide partijen elk kwartaal een halve dag besteden aan het evalueren van de onderlinge samenwerking. Dit onder de professionele begeleiding van een externe coach. ‘Voor mij was dit compleet nieuw’, vertelt Projectmanager Instandhouding Eric Schuurman van Croonwolter&dros. ‘De collega’s van realisatie en de medewerkers van de gemeente hadden dit al eerder gedaan, wij van instandhouding niet. Dus tijdens onze eerste bijeenkomst mochten we meteen vertellen hoe we hierin stonden. Nou was dat geen probleem, want het sprak me meteen aan.’ Leon Jobse, Contract Coördinator Maintenance: ‘Mijn eerste reactie was: wat is dit? Maar de bijeenkomsten hielpen enorm om onze relatie te verdiepen, want door de terugkerende sessies blijf je in gesprek en word je je bewust van waarom de dingen gaan zoals ze gaan.’
Hoe merk je in de praktijk dat de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer goed is?
Riemer te Velde, Technisch Beheerder Maastunnel van gemeente Rotterdam: ‘Dat merk je vooral zodra er iets aan de hand is. Een voorbeeld. Wij kregen klachten over geluidsoverlast van de omwonenden van een ventilatiegebouw. Bij een meting bleek de geluidsnorm inderdaad te worden overschreden. De oorzaak was de ventilatie van de perskanalen in de tunnel. Dat zijn kanalen waar nu de bekabeling van de diverse systemen in de tunnel doorlopen en vroeger gebruikt werden als perskanaal voor de tunnelventilatie. Daar wordt nu verse lucht doorheen gevoerd voor de monteurs die daar onderhoud verrichten, andere mensen komen daar niet. Daarop stelde Croonwolter&dros de vraag waarom daar eigenlijk zoveel geventileerd wordt. In een minder open relatie zou je deze ‘brutale’ vraag waarschijnlijk niet stellen. Dan zou je gewoon eisen dat het geluid tot binnen de norm wordt teruggebracht. Dat deden wij niet. Samen hebben we onderzocht hoe nodig deze ventilatie is en daaruit bleken we met veel minder ventilatie toe te kunnen. Zo konden we de overlast verminderen op een manier die ons nu geld bespaart. Een situatie waarin iedereen wint.’ Schuurman: ‘Doordat wij zulke vragen mogen stellen aan de gemeente, durf je creatief naar oplossingen te zoeken.’
Bij een drukke verkeersader als de Maastunnel kan een storing de relatie onder druk zetten. Is dat ook gebeurd?
Jobse: ‘Op 2 november 2022 was er een storing in het besturingssysteem, waardoor de tunnel midden op de dag drie uur dicht ging. Dat kwam door onvoorziene omstandigheden bij één van onze werkzaamheden. Het ging om een aanpassing die we al eens eerder probleemloos hadden verricht en waarvan we het risico vooraf niet voldoende hadden onderkend. Als de tunnel dicht moet, voelen we allemaal een enorme druk. In no-time is er een file en mag Riemer als technisch beheerder aan zijn achterban uitleggen wat er aan de hand is. Wat dan vooral niet moet gebeuren is dat de monteur die de oorzaak moet vinden, oplossen en testen, blokkeert door die druk.’
Hoe voorkom je dat die druk te zwaar wordt gevoeld? En, nog belangrijker, hoe voorkom je storingen?
Te Velde: ‘Wij hebben een Whatsappgroep waarmee we alle direct betrokkenen op de hoogte houden. Op deze manier ontlasten we de monteur en is de gemeente direct maximaal geïnformeerd. En we werken in een cultuur waarin we de monteurs van Croonwolter&dros als onze collega’s zien en zij ons ook. We zijn dus eerlijk naar elkaar, ook als iets misgaat. Fouten maken mag geen doodzonde zijn. In een cultuur waarin fouten niet worden getolereerd zal niemand een fout toegeven. Dat is contraproductief als je fouten wilt oplossen en voorkomen. Elk incident analyseren we uitgebreid en leidt tot een aanbeveling hoe dit in de toekomst kan worden voorkomen. Croonwolter&dros beschikt over een documentatiesysteem waarin zelfs de kleinste storing gedetailleerd wordt vastgelegd zodat we ook daarvan leren.’
De nieuwe tender voor het instandhoudingscontract, die in januari 2023 ingaat, werd gewonnen door Vi
Schuurman: ‘Ja, maar het hoort er nu eenmaal bij. En de manier waarop onze overdracht aan Vialis gaat, geeft mij alle vertrouwen dat zij goed voor onze installaties zullen zorgen. Het is een uitstekende partij, bovendien biedt het nieuwe contract nog weer betere voorwaarden voor een goede samenwerking. Verder blijft onze eigen afdeling Technische Automatisering & Informatisering (TAI) betrokken bij de Maastunnel, omdat zij over heel specifieke kennis van het besturingssysteem beschikt. Intussen hebben wij aan gemeente Rotterdam een tevredenheidsverklaring gevraagd. Daarbij heb ik geopperd dat ik het mooi zou vinden als de gemeente ons ook om een tevredenheidsverklaring zou vragen. Gemeente Rotterdam streeft naar vervaging van het onderscheid tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit zou daar prima in passen.’
