“Slimmer omgaan met beschikbare capaciteit en talent”
Croonwolter&dros enthousiast over tweefasen- en portfolioaanpak
OTAR - december 2023
Op weg naar een vitale infrasector experimenteren Rijkswaterstaat en de markt al enkele jaren met de tweefasen- en de portfolioaanpak. Croonwolter&dros doet er al ervaring mee op en is enthousiast. “Centraal in de nieuwe aanpak staat de dialoog tussen de verschillende partijen, zodat ze van elkaar leren om samen projecten beter te kunnen uitvoeren. Dankzij deze aanpak kunnen we slimmer omgaan met beschikbare capaciteit en talent om de enorme renovatie- en onderhoudsopgave aan te kunnen.”
In de Infra kunnen bedrijven op uiteenlopende manieren deelnemen aan grote projecten. Bij Croonwolter&dros hebben ze ervaring met de verschillende rollen: hoofdaannemer, risicodragend partner in een combinatie, onderaannemer. “We zijn nu steeds meer op zoek naar onze toegevoegde waarde en de juiste manier om verantwoordelijkheid te nemen in projecten”, vertelt Annemarie Rutgers, Manager Commercie en Tendering bij de divisie Infra. “We kiezen er bijvoorbeeld soms bewust voor om als onderaannemer in een vof te stappen, omdat we geen expertise hebben van de risico’s die bij civiel en staal liggen; daar kunnen we dus ook geen verantwoordelijkheid voor dragen. Of we worden juist hoofdaannemer op alleen de E&I scope, waarvan we wel alle expertise in huis hebben. Dat soort contracten zien we gelukkig meer op de markt komen.”
Risicobeheersing en -verdeling is hier het onderliggende thema en daar moet de tweefasenaanpak een oplossing voor bieden, eventueel in combinatie met de portfolioaanpak. Croonwolter&dros doet er al ervaring mee op, meldt Rutgers. “Samen met Ballast Nedam voeren wij nu het renovatieproject Roertunnel en Tunnel Swalmen (A73) uit. Dat was een van de eerste tweefasencontracten. Fase 1 is inmiddels afgesloten en we bevinden ons nu in fase 2, van ontwerp naar realisatie.”
Bouwteam
Croonwolter&dros kent natuurlijk het vergelijkbare fenomeen bouwteam. Er is echter een wezenlijk verschil, verklaart tendermanager Mark Baan Hofman. “Een bouwteam overlapt met fase 1, maar de rolverdeling ligt net anders. In een bouwteam hebben opdrachtgever en -nemer echt gedeelde verantwoordelijkheid. Bij de tweefasenaanpak ligt de verantwoordelijkheid meer aan de opdrachtnemerskant. De marktpartij werkt in nauwe samenwerking met de opdrachtgever het ontwerp uit, waarna ze samen tot een akkoord moeten komen.” Daarom vindt Rutgers het belangrijk dat er opschortende voorwaarden zijn. “Het kan zijn dat we niet tot een prijs kunnen komen, of dat we de risico’s die we in fase 1 zien niet goed belegd krijgen. Dan gaan we niet door.” Baan Hofman: “Alles is er wel op gericht om samen fase 2 in te gaan, maar het is geen automatisme. Het einde van fase 1 kan het moment zijn om zo nodig afscheid te nemen.”
Risico’s in beeld
Niet elk vraagstuk vereist deze aanpak, benadrukt Rutgers. “Soms heb je rechttoe-rechtaan contracten waarbij de opdrachtgever alle areaalinformatie op orde heeft, je heel goed weet wat er moet gebeuren en alle risico’s in kaart zijn gebracht, al dan niet afgedekt. Dan is die aanpak niet nodig. Als je nog niet goed bekend met het onderwerp, veel objectinformatie nog niet beschikbaar is en alle risico’s nog niet in kaart zijn, dan is een tweefasenaanpak wel verstandig. Want dan heb je met elkaar de tijd om uit te zoeken waar die risico’s zitten, zodat je daar betere maatregelen op kunt treffen.” Baan Hofman: “Als je in fase 1 heel veel aan risicoreductie kunt oplossen, is het logisch om hiervoor te kiezen. Want als je in de tenderfase een aanbieding moet neerleggen waarin alle risico’s zijn opgenomen en afgeprijsd, kun je in de vervolgfase nog met heel veel onzekerheden zitten.” Uiteindelijk bepaalt de opdrachtgever de keuze, maar in marktconsultaties kunnen marktpartijen daar wel hun visie op geven.
Rutgers: “In een traditioneel contract heeft de opdrachtgever vaak al beschreven wie verantwoordelijk is voor welke risico’s, maar hij kan daar wel een heel verkeerd beeld van hebben. In een tweefasencontract gaat het er niet zozeer om bij wie risico’s liggen, maar of beide partijen er hetzelfde beeld van hebben. Dat kun je samen in fase 1 uitdiepen om voor elk risico te bepalen bij wie je dat het beste kunt beleggen. Idealiter is dat de partij die dat risico het beste kan beheersen. Bij een ‘normaal’ contract gebeurt dit eigenlijk niet, want de opdrachtgever heeft het dan al bepaald.”
Gecombineerde aanpak
Een andere stap op weg naar een vitale infrasector is de portfolioaanpak. Ook daar doet Croonwolter&dros al ervaring mee op, in de portfolio-opdracht voor renovatie van de Haringvlietbrug en de Papendrechtsebrug, die Rijkswaterstaat vorig jaar heeft gegund. Baan Hofman: “De samenwerking en ervaring die je met elkaar opbouwt in het eerste project, kun je bij succes doorrollen naar het tweede. Dat vereenvoudigt dit project waanzinnig.”
Onlangs is er weer een schepje bovenop gedaan met het eerste tweefasencontract met portfolio-opdracht dat Croonwolter&dros heeft gewonnen. Dat betreft de renovatie van de Zandkreeksluis en vervolgens het Sluiscomplex Hansweert in Zeeland. Begin oktober is het contract getekend, zegt Rutgers trots. “Nu zijn we de samenwerking met de opdrachtgever aan het vormgeven, om zo goed mogelijk fase 1 te doorlopen, om vervolgens naar fase 2 te kunnen gaan. Als wij dat goed doen, krijgen we de renovatie van Sluiscomplex Hansweert er als portfolio-opdracht achteraan. Het idee is rond de opstart van fase 2 voor de Zandkreeksluis de opdracht voor Sluiscomplex Hansweert in fase 1 op te starten. Het doel van Rijkswaterstaat is om de lessen die we als combinatie Samen in Zee (bestaande uit Croonwolter&dros, Mobilis en Hollandia Services) bij de Zandkreeksluis opdoen te borgen voor de vervolgopdracht. Maar ook om de kosten voor Rijkswaterstaat en de markt te beperken.”
Optimale timing
De kunst is hier om fase 1 voor de portfolio-opdracht in vervolg op fase 1 van de eerste opdracht optimaal te timen. “Als er teveel tijd tussen zit, heb je kans dat er kennis verloren gaat omdat mensen intussen elders worden ingezet en je dan op het tweede project nieuwe mensen moet zetten die de kennis weer moeten opbouwen. Anderzijds wil je het tweede project ook niet te snel starten, want bij het eerste project wil je zien of wat je hebt bedacht in fase 1 ook zo uitpakt in fase 2. Wat natuurlijk ook meespeelt is de planning van de opdrachtgever, die nog andere projecten heeft lopen en capaciteit en bijvoorbeeld ook afsluitingen op elkaar moet afstemmen.”
De tweefasen- en portfolioaanpak is volgens Croonwolter&dros een passend antwoord op diverse ontwikkelingen in de infra-sector. Rutgers wijst op de trend dat bedrijven steeds vaker selectief zijn met inschrijven; ze zijn dan terughoudend vanwege de grote risico’s. “De nieuwe aanpak biedt een oplossing voor dat risicoverhaal en kan zo uiteindelijk ook borgen dat er bij inschrijvingen weer meer concurrentie komt.” Ook voor de arbeidsmarktuitdaging is er hoop, vult Baan Hofman aan. “Aan alle zijden is er een tekort aan de juiste mensen op de juiste plek. We zullen het werk daarom anders moeten inrichten dan we traditioneel gewend zijn, door meer van elkaars expertise gebruik te maken en in projecten gezamenlijk een leertraject in te gaan. Met de tweefasenaanpak krijgen we ook de tenderkosten omlaag. Nu nog doen veel partijen een forse investering voor het maken van aanbiedingen – met veel geluk winnen ze er dan één. Dat vergt veel capaciteit, terwijl je juist zuinig moet zijn op je mensen. Met een tweefasenaanpak zijn we met elkaar veel effectiever.”
Renovatie- en onderhoudsopgave
Voor Croonwolter&dros, van oudsher sterk in tunnelaanlegprojecten, speelt ook nog mee dat die markt in transformatie is, verklaart Rutgers. “Aanleg wordt minder, we staan nu voor een enorme renovatie- en onderhoudsopgave in de infra. Daar zijn zoveel mensen voor nodig dat we slimmer moeten omgaan met de beschikbare capaciteit en alle talent.” Juist voor renovatie is de nieuwe aanpak gericht op risicobeheersing een uitkomst, vult Baan Hofman aan. “Je werkt in een bestaand areaal, met bestaande objecten waarvan de informatie vaak slechts maar deels beschikbaar is, en met bestaande infrastructuur eromheen. Dat zorgt voor een ander risicoprofiel. Ook omdat een bestaande brug of tunnel onderdeel is van een bereikbaarheidssysteem in een regio en daar ga je op ingrijpen. De risico’s zijn echt wel anders dan bij nieuwbouw, groter en minder technisch. Dus is het beter om de tweefasenaanpak te hanteren.”
Dialoog als succesfactor
De eerste ervaringen smaken bij Croonwolter&dros naar meer, zegt Rutgers tot besluit. “Het is officieel nog in de pilotfase, maar Rijkswaterstaat doet al onderzoek naar het succes. De hele markt is nu met Rijkswaterstaat aan het leren om projecten gezamenlijk beter beheersbaar uit te voeren. De dialoog die hiervoor nodig is, zit in fase 1 en daarom ben ik er zo enthousiast over. Deze nieuwe aanpak werkt heel positief uit en daar willen wij graag ons steentje aan bijdragen.”
Tweefasenaanpak
In de eerste fase van een tweefasenproject werkt de opdrachtnemer de opdracht uit in overleg met en onder begeleiding van de opdrachtgever. De focus ligt daarbij op de meest risicovolle en onzekere onderdelen, om de risico’s beter te kunnen inschatten en de onzekerheid meer te reduceren dan tijdens de aanbestedingsperiode mogelijk is. Dit moet resulteren in een betere risicoverdieping en -beheersing en een realistischere prijsbepaling en planning en minder wijziging in de uitvoering. Kortom, een voorspelbaarder project.
Als opdrachtgever en -nemer het hierover eens zijn geworden, begint met fase twee de uitvoering. Er zijn opschortende voorwaarden: als ze er niet uitkomen, kunnen beide partijen besluiten dat ze niet verder willen met fase 2.
Portfolioaanpak
In de portfolioaanpak wordt niet van project naar project gewerkt, maar wordt een aantal objecten gebundeld in een contractueel portfolio. Dat biedt opdrachtnemers continuïteit en voorspelbaarheid, en de mogelijkheid om over de opdrachten heen leerervaringen op te doen. Zo ontstaat ook meer ruimte voor innovatie en toepassing daarvan in meerdere opdrachten. Het is mogelijk om beide aanpakken te combineren. Als van het eerste project fase 1 is afgerond en fase 2 begint, kan voor het tweede project fase 1 worden opgestart. Dit zorgt voor een efficiënte projectenflow. Ook dan zijn er weer opschortende voorwaarden voor de overgang naar fase 2, zoals borgen van de geleerde lessen en op basis daarvan bijvoorbeeld energiebesparende maatregelen toepassen.